ZAPYTANIE OFERTOWE
o wartości do 30 000 euro
ZAMAWIAJĄCY:
Gmina Miejska Kamienna Góra
Plac Grunwaldzki 1
58-400 Kamienna Góra
woj. dolnośląskie
tel. (75) 64 55 110
strona internetowa: www.kamiennagora.pl
e-mail: ada.pakula@kamiennagora.pl
rodzaj zamawiającego: administracja samorządowa
zaprasza do składania ofert na:
POMIAR CZASU ORAZ WYKONANIE NUMERÓW STARTOWYCH PODCZAS IMPREZY BIEGOWEJ „BIEG ZDOBYWCY GÓRY PARKOWEJ” W KAMIENNEJ GÓRZE
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
Kod CPV: 51211000-4 Usługi instalowania urządzeń do pomiaru czasu,
51213000-8 Usługi instalowania urządzeń do zapisywania czasu
Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na wykonaniu pomiaru czasu podczas imprezy biegowej „Bieg Zdobywcy Góry Parkowej” w dniu 14 kwietnia 2018 roku w Kamiennej Górze przy pomocy chipów wbudowanych do numerów startowych oraz dostarczenie 500 numerów startowych z wbudowanymi chipami.
Kompleksowe wykonanie pomiaru czasu obejmuje:
1. przyjmowanie zgłoszeń uczestników i ustalenie listy startowej;
2. pomiar czasu na starcie oraz mecie oraz jednym punkcie na trasie w miejscu wskazanym przez Organizatora;
3. pomiar według czasu netto/brutto;
4. współpracę z systemem oprogramowanie biura zawodów z kontrolą chipów i danych zgłoszeniowych zawodników, wydrukami kart zgłoszeń, listami, statystykami itp.;
5. elektroniczną obsługę biura zawodów;
6. prezentację trasy każdego zawodnika w oparciu o rzeczywiste pomiary międzyczasów;
7. prezentację wyników po zakończeniu imprezy na stronie Wykonawcy według klasyfikacji generalnej Kobiet i Mężczyzn, kategorii wiekowych, dodatkowych kategorii wprowadzonych na biegu przez Zamawiającego;
8. przygotowanie elektronicznych certyfikatów ukończenia biegu w portalu wyników do samodzielnego pobrania i wydrukowania przez zawodników;
9. promowanie zawodów na serwisach WWW;
10. Zapewnienie zegara na mecie;
11. Transmisja zawodów z mety na żywo w Internecie;
12. Przekazanie każdemu zawodnikowi SMS z czasami netto, brutto, miejsce w klasyfikacji – wysyłka w czasie nie dłuższym niż 30 minut po ukończeniu biegu;
Dostarczenie 500 numerów startowych obejmuje:
1. Przygotowanie w ciągu 14 dni od podpisania umowy projektu numeru startowego w 3 wersjach do wyboru przez Zamawiającego;
2. Przygotowanie 500 numerów startowych, zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego projektem graficznym, wykonanych na papierze syntetycznym, wodoodpornym i odpornym na rozrywanie w opcji fullcolor z wbudowanymi jednorazowymi chipami.
Po stronie Wykonawcy jest:
1. Zapewnienie namiotu w strefie mety;
2. Własny sprzęt do obsługi Systemu taki jak: agregaty zasilające, kable, przedłużacze, samochody transportowe, komputery, odpowiednia ilość osób do obsługi systemu, system sprawdzania chipów w biurze zawodów, monitory przy punktach do wydawania numerów startowych;
3. Internet bezprzewodowy;
4. Aplikacja mobilna w języku polskim i angielskim dostępna w oficjalnych sklepach iOS oraz Android, posiadające następujące funkcje:
• moduł wyników na żywo ze wszystkich punktów pomiarowych z opcją wyliczania tempa, przewidywanego czasu wbiegnięcia zawodnika na metę (dane zmieniające się w czasie rzeczywistym),
• możliwość łatwego dzielenia się wynikiem zawodnika na portalach społecznościowych,
• Live Tracking - system śledzący zawodnika, pokazujący jego aktualną pozycję na mapie trasy biegu podawaną na podstawie współrzędnych GPS,
• możliwość śledzenia lokalizacji na trasie kilku zawodników jednocześnie,
• możliwość odtworzenia przebiegu trasy danego zawodnika po zawodach, z możliwością porównania jego tempa biegu z tempem innych zawodników,
• mapa trasy biegu z możliwością zaznaczania na niej przez organizatora dowolnych punktów oraz dopisywania na niej ważnych informacji,
• moduł "Selfie" umożliwiający robienie własnych zdjęć przez zawodników z możliwością udostępnienia zdjęć przez organizatora do celów promocyjnych na portalach społecznościowych,
• wybór różnych nakładek graficznych na zdjęcia do wyboru przez zawodnika,
• system zarządzania treścią (CMS) dostępny przez stronę www, umożliwiający organizatorowi wprowadzanie zmian w treściach dostępnych w aplikacji oraz umożliwiający dodawanie/edytowanie trasy biegu,
• moduł sponsora, umożliwiający dodawanie/edytowanie logo sponsorów wraz z odnośnikami do stron www poprzez system zarządzania treścią (CMS) dostępny przez stronę www,
• możliwość dodawania wersji aplikacji w kilku językach,
• bezpośredni dostęp dla organizatora do statystyk pokazujących używalność poszczególnych modułów aplikacji przez użytkowników,
• możliwość dodawania reklam graficznych sponsorów i partnerów w dowolnym momencie – zarówno na stronie głównej jak i podstronach,
• wgląd zawodników do pogłębionej analizy swoich wyników wraz z porównaniem ich z wynikami innych zawodników bądź własnych wyników z innych imprez sportowych,
• aplikacja działająca bez przerwy do 15 maja 2018r.
• aplikacja uaktualniająca się bez potrzeby ponownego ściągania na telefon jej nowych wersji,
• wysyłanie SMS-ów, maili, postów na FB oraz wpisów na Twitter bezpośrednio z aplikacji wraz z zintegrowaną grafiką zawierającą logo sponsorów i partnerów.
5. Wykonawca pomiaru czasu musi być obecny w Biurze Biegu w dniu: 14 kwietnia 2018 r. w godzinach od 08:00 do 15:00
6. Wykonawca pomiaru czasu musi być obecny na trasie biegu w czasie jego trwania. Montaż systemu na trasie biegu musi nastąpić przynajmniej na 1 godzinę przed startem biegu (start 14 kwietnia 2018 r. godzina 12:00). Demontaż systemu na trasie może się rozpocząć po 13:30. System pomiaru i wszelkie związane z tym urządzenia są własnością Wykonawcy.
7. Wykonawca musi posiadać tzw. Live Tracking - system śledzący zawodnika, pokazujący przewidywaną aktualnie pozycję na mapie trasy biegu przeliczaną na podstawie aktualnego tempa biegu na ostatnim punkcie pomiarowym.
8. Wykonawca musi posiadać system automatycznych zdjęć na mecie - system dostarczający zdjęcia finiszującego zawodnika w jego profilu na wynikach online z synchronizacją z czasem mety trwającą nie więcej jak 30 sekund od momentu wbiegnięcia danego zawodnika na metę.
9. Wykonawca musi posiadać system wyników na żywo ze wszystkich punktów pomiarowych z opcją wyliczania tempa, przewidywanego czasu na mecie oraz możliwością dzielenia się wynikiem na portalach społecznościach.
W „Biegu Zdobywcy Góry Parkowej” będzie prowadzona następująca klasyfikacja:
a) Generalna – kobiet, mężczyzn.
b) Wiekowa mężczyzn: M16 (16-19 lat), M20 (20-29 lat), M30 (30-39 lat), M40 (40-49 lat), M50 (50-59 lat), M60 (60-69 lat, M70 (70 lat i więcej);
c) Wiekowa kobiet: K16 (16-19 lat), K20 (20-29 lat), K30 (30-39 lat), K40 (40-49 lat), K50 (50-59 lat), K60 (60 lat i więcej)
WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
1. Warunkiem udziału w postępowaniu jest brak powiązań osobowych lub kapitałowych Wykonawcy z Zamawiającym.
2. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę, który jest powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo.
3. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia, w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
4. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.
KRYTERIA OCENY OFERT:
1. Cena oferty brutto – znaczenie 100%.
2. Ocena ofert dokonana zostanie w następujący sposób: w kryterium „cena” zostaną przyznane punkty według następującego wzoru:
pkt * 100%
3. Jeśli w postępowaniu nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że zostały złożone oferty o tej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w wyznaczonym terminie ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż wskazane w już złożonych ofertach.
OPIS SPOSOBU PRZEYGOTOWANIA ORAZ MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT:
1. Ofertę w formie pisemnej należy złożyć na adres:
Urząd Miasta Kamienna Góra
Plac Grunwaldzki 1
58-400 Kamienna Góra
w terminie do 02 lutego 2018 r. roku do godz. 15:30 (Sekretariat, pok. 209 lub Biuro Obsługi Klienta)
2. Za ofertę ważną zostanie uznana również oferta, która w wyznaczonym terminie wpłynie do Zamawiającego:
a) faksem na numer: (75) 64 55 150
b) e-mailem (skan wypełnionego i podpisanego formularza oferty) na adres ada.pakula@kamiennagora.pl.
TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Zamawiający wyznacza następujące terminy realizacji zamówienia: do dnia 14 kwietnia 2018 r.
INFORMACJE DODATKOWE:
1. Cena oferty stanowić będzie wynagrodzenie ryczałtowe za realizację całego przedmiotu zamówienia i nie podlega zmianom w okresie realizacji umowy.
2. Cena podana w ofercie musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zapytania oraz obejmować koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami i wymaganiami realizacji przedmiotu zamówienia.
3. Warunki płatności: jednorazowo, po wykonaniu i odbiorze przedmiotu zamówienia, w ciągu 30 dni od otrzymania faktury.
4. Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami: Ada Pakuła, Urząd Miasta Kamienna Góra – Wydział Spraw Społecznych, tel. (75) 64 55 126, e-mail: ada.pakula@kamiennagora.pl
5. Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim, na formularzu stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego.
6. Termin związania ofertą wynosi 30 dni.
7. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
8. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
9. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień uzupełniających.
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w przypadku, gdy cena oferty najkorzystniejszej przekroczy kwotę, którą zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
11. Projekt pn.: „Wschodnie Karkonosze i Brama Lubawska żyją kulturą i sportem”, jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego INTERREG V-A Republika Czeska – Rzeczpospolita Polska na lata 2014 – 2020

Załączniki do zapytania ofertowego:
1. Wzór Oferty
Z poważaniem:
Burmistrz Miasta Kamienna Góra
/-/ Krzysztof Świątek
………………………………