Szanowni Państwo,  

informujemy, że poniższe postępowanie ma charakter szacowania wartości zamówienia.  

Dlaczego warto odpowiedzieć na szacowanie wartości zamówienia?

Informujemy, iż niniejsze postępowanie nie stanowi zaproszenia do składania ofert w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia umowy, czy też udzielenia zamówienia i nie stanowi części procedury udzielania zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych. 

Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że odpowiedź na niniejsze postępowanie o charakterze szacowania ceny może skutkować:

• zaproszeniem do złożenia oferty lub/i 

• zaproszeniem do negocjacji warunków umownych lub 

• zawarciem umowy, której przedmiot został określony w niniejszym postępowaniu. 

W przypadku pytań:

• technicznych lub merytorycznych, proszę o kontakt za pośrednictwem przycisku "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel 0-44 7321865 

• związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus pod nr 22 101 02 02, czynnym od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 do 17:00.   

 Oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.  Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.

Opis przedmiotu zamówienia:

Postępowanie na usługę przygotowania a następnie przekazania do Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim z siedzibą przy ulicy Jerozolimskiej 29,   materiałów archiwalnych kat. A wytworzonych w latach 1975-1989  w ilości  około 40 mb, oraz w  latach 1968 – 1980 w ilości około 0,5 mb (decyzje administracyjne).

Jest to dokumentacja aktowa i techniczna.  Stanowi część zasobu  Referatu Architektury i Budownictwa Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego .

Dokumentacja przeznaczona do przekazania w zasób Archiwum Państwowego została   wydzielona z inwentarza akt Referatu Architektury i Budownictwa a następnie  umieszczona w teczkach bezkwasowych.

Zbiory wydzielone zostały z inwentarza akt,  a następnie przygotowane i przełożone do teczek bezkwasowych przez archiwistę z wymaganą w tym zakresie niezbędną wiedzą i doświadczeniem.

Zamawiający zastrzega, że wyżej wskazana ilość akt jest wartością szacunkową (orientacyjną). Faktyczna ilość w stosunku do szacowanej może ulec nieznacznej zmianie (tj.  ±  0,5 mb). 

Wykonawcy nie przysługuje prawo żądania zmiany wynagrodzenia w przypadku zmiany faktycznej ilości dokumentów podlegających usłudze w stosunku do szacowanej.

Należy wskazać cenę za wykonanie całości przedmiotu zamówienia netto/brutto

Dokumentacja podlegająca usłudze jest obecnie przechowywana w archiwum podręcznym Referatu Architektury i Budownictwa Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego przy ulicy Szkolnej 28 w Piotrkowie Trybunalskim

Przedmiot zamówienia obejmuje:

        1.  Przejęcie kontaktów merytorycznych z Archiwum Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim - przygotowanie korespondencji, w tym dotyczącej  przygotowania dokumentacji i spisów do przekazania do Archiwum Państwowego (w porozumieniu z Archiwum Zakładowym Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego).

        2.  W oparciu o wytyczne i uzgodnienia uzyskane z Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim, przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych (w formie papierowej  oraz elektronicznej edytowalnej obejmujące zaewidencjonowany zasób, z wykorzystaniem spisów już wcześniej  przygotowanych przez archiwistę który wydzielił  zasób  z całego inwentarza akt Referatu Architektury i Budownictwa.

        3.     Sprawdzenie: -chronologicznego i rzeczowego ułożenie dokumentów w obrębie już  przygotowanych teczek, --prawidłowego ich opisania, -opieczętowania, -sprawdzenie czy wyłączono wszystkie metalowe części, ewentualna paginacja dokumentacji jeżeli taki wymóg zostanie wskazany przez Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim.

Następnie przygotowanie dokumentacji do przekazania do Archiwum Państwowego, tj.  umieszczenie jednostek archiwalnych w opakowaniach zbiorczych (pudła), opisanie pudeł zbiorczych zgodnie z wymogami wskazanymi przez Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim.

        4.    Pudła i teczki  bezkwasowe zapewni Zamawiający.  Transport zbioru akt do Archiwum Państwowego leży po stronie Zamawiającego. Pozostałe środki i materiały niezbędne do zrealizowania usługi (zamówienia) leżą po stronie Wykonawcy.  

        5.    Po uzyskaniu wytycznych oraz zgody potwierdzonych pisemnie przez Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim  – transport i przekazanie dokumentacji do Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim przy ulicy Jerozolimskiej 27 w porozumieniu z Archiwum Zakładowym Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego oraz przy udziale Referatu  Administracji i Majątku Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego.

        6.   Wykonawca, w ramach  zakresu usługi (zamówienia)  ponosi odpowiedzialność  za przekazanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego  w Piotrkowie Trybunalskim.

       7.     Transport i przekazanie do Archiwum Państwowego -   Wykonawca zobowiązany jest do uczestnictwa (obecności) podczas transportu i przekazaniu jednostek archiwalnych.

        8.    Proponowany termin realizacji –  umowa zostanie zawarta na czas oznaczony. Termin wykonania umowy wynosi maksymalnie 90 dni  od dnia podpisania umowy do dnia przekazania do Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim dokumentacji archiwalnej.

        9.      W przypadku stwierdzenia wad w przekazanych jednostkach archiwalnych wykonawca zobowiązany jest do usunięcia wad we własnym zakresie, w tym na własny koszt i ryzyko w terminie 20 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji od Zamawiającego o konieczności usunięcia wad.

   10.     Aktualizacja inwentarza zasobu archiwalnego pozostającego w pomieszczeniu archiwum Referatu Architektury i Budownictwa  w formie papierowej oraz elektronicznej edytowalnej.

   11.     Wynagrodzenie – płatne w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury lub w przypadku  umowy zlecenie po przedłożeniu prawidłowo wystawionego rachunku

Komunikat.

W przypadku zaproszenia do złożenia oferty będą brane również pod uwagę referencje lub opinie dot. realizacji usług związanych z wykonywanym zakresem.

  Informacje dodatkowe:

Zastrzegamy, że postepowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku:

- niewystarczających środków na realizację zamówienia.

Zamawiający zastrzega możliwość zakończenia postępowania bez podania przyczyny.

Informacje o postępowaniu będą udzielane tylko w formie pisemnej poprzez platformę zakupową.

Zamawiający informuje, że w przypadku szacowania wartości zamówienia  nie ma obowiązku wysyłania ani publikacji informacji z otwarcia, zamknięcia czy wyborze oferty.

Płatność – przelewem na wskazany numer konta.

Zamówienie odbywa się wyłącznie za pomocą  platformy zakupowej .

Warunkiem złożenia oferty jest zapoznanie się z treścią wyżej wymienionego przedmiotu zamówienia i jego akceptacja.

Akceptując Regulamin Wykonawca wyraża zgodę na jego postanowienia i zobowiązuje się do ich przestrzegania.

W przypadku braku zgody na powyższe warunki – nie należy składać oferty.

WAŻNE!

„W związku z wejściem w życie w dniu 16 kwietnia 2022 r. ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. poz. 835) wprowadzony został obowiązek wykluczenia z postępowania:

         wykonawców i uczestników postępowań i konkursów figurujących na listach sankcyjnych Unii Europejskiej, przyjętych wobec Rosji i Białorusi;

         wykonawców i uczestników postępowań i konkursów figurujących na krajowej liście sankcyjnej, prowadzonej przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji;

         wykonawców i uczestników postępowań i konkursów, których beneficjentem rzeczywistym jest osoba figurująca na jednej z ww. list sankcyjnych;

         wykonawców i uczestników postępowań i konkursów, których jednostką dominującą jest podmiot figurujący na jednej z ww. list sankcyjnych.

W związku z tym, o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

W prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia, zamawiający dokona weryfikacji wykonawców ubiegających się o zamówienie w zakresie ww. przesłanki wykluczenia.

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny