Uzyskaj wadium bez dokumentów i odchodzenia od komputera, w 3 krokach:
kliknij podaj dane opłać online
Sprawdź, jak to zrobić - Film
Zamieszczenia : | 31-10-2023 10:15:00 |
Składania : | 07-11-2023 09:30:00 |
Otwarcia : | 07-11-2023 09:35:00 |
Tryb: | Zapytanie ofertowe |
Rodzaj: | Usługa |
ZAPYTANIE OFERTOWE
Postępowanie prowadzone na podstawie Zarządzenia Nr 498/2020 PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 15 grudnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwota 130 000 złotych w Urzędzie Miejskim w Elblągu.
DZP.271.81.2023.JG
Zorganizowanie i przeprowadzenie jarmarku świątecznego podczas imprezy plenerowej o charakterze kulturalno - promocyjnym pn. „Świąteczne Spotkania Elblążan 2023”.
I. ZAMAWIAJĄCY:
GMINA – MIASTO ELBLĄG
82-300 Elbląg, ul. Łączności 1
II. Opis przedmiotu zamówienia
1. Zorganizowanie i przeprowadzenie jarmarku świątecznego podczas imprezy plenerowej o charakterze kulturalno - promocyjnym pn. „Świąteczne Spotkania Elblążan 2023” w dniach 9-10 grudnia 2023 roku, na Starym Mieście w Elblągu.
1.1. Wystawcy:
1) przygotowanie merytoryczne i formalnoprawne wraz z opracowaniem regulaminu jarmarku, cennika oraz formularza wystawcy;
2) zorganizowanie biura jarmarku z dostępnym telefonem informacyjnym, z 8 godzinną obsługą od dnia podpisania umowy do dnia 12.12.2023 r.;
3) zapewnienie minimum 55 wystawców na każdy dzień jarmarku;
4) weryfikacja asortymentu jarmarcznego zgodnie z wytycznymi Zamawiającego;
5) rejestracja wystawców, pobór opłat za udział w jarmarku zgodnie z tabelą opłat przekazaną przez Zamawiającego;
6) konsultacja powierzchni handlowych ze stałymi najemcami Starego Miasta;
7) opracowanie i wydrukowanie 5 egzemplarzy szczegółowego planu sytuacyjnego imprezy w skali 1:1000 na formacie B0, zawierającego rozmieszczenie wystawców oraz innych działań i akcji towarzyszących prowadzonych podczas imprezy;
8) wyznaczenie sektorów i oznaczenie numerów stoisk fizycznie na terenie jarmarku;
9) rozmieszczanie wystawców na planie sytuacyjnym imprezy z uwzględnieniem zadeklarowanej ilości miejsca i zapotrzebowania na energię elektryczną (oddelegowanie minimum 6 pracowników obsługi jarmarku podczas rozstawiania wystawców - od 5.00 do 13:00 w dzień rozpoczęcia jarmarku);
10) ścisła współpraca z Zamawiającym w zakresie rozmieszczania dodatkowych działań i akcji towarzyszących i trwających w czasie trwania imprezy;
11) opracowanie, wydrukowanie i kolportaż ulotek o zmianie organizacji ruchu na tydzień przed rozpoczęciem jarmarku oraz wygrodzenie stref przeznaczonych na stoiska wystawców;
12) zorganizowanie i obsługę biura wystawców na czas trwania jarmarku, w pomieszczeniach udostępnionych przez Zamawiającego w Ratuszu Staromiejskim, ul. Stary Rynek 25 w Elblągu;
13) oddelegowanie minimum 3 pracowników obsługi jarmarku podczas trwania jarmarku, dostępnych w biurze na terenie jarmarku od 11:00 w dzień rozpoczęcia jarmarku do 20:00 w dniu zakończenia jarmarku;
14) kierowanie ustawieniem wystawców na terenie jarmarku w każdy dzień jarmarku;
15) ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej organizatora imprezy na kwotę 200 tys. zł;
16) sporządzanie dokumentacji księgowej / wystawienie faktur dla każdego wystawcy, w ciągu 14 dni od zakończenia imprezy;
17) przekazanie Zamawiającemu listy wystawców w terminie 7 dni od dnia zakończenia jarmarku;
18) przekazanie Zamawiającemu 100% pobranych opłat jarmarcznych uzyskanych od wystawców;
19) ścisła współpraca z Zamawiającym w zakresie realizacji zadania.
1.2. Energia elektryczna:
1) zabezpieczenie jarmarku w energię elektryczną o mocy odpowiadającej zapotrzebowaniu zgłoszonemu przez wystawców, min. 6 punktów poboru prądu;
2) instalacja elektryczna niezbędna do przyłączenia wystawców do sieci;
3) przygotowanie dokumentacji oraz zgłoszenie tymczasowych przyłączy elektrycznych do sieci energetycznej;
4) zapewnienie tymczasowej trój-fazowej
infrastruktury elektrycznej na terenie jarmarku niezbędnej do przyłączenia
wszystkich wystawców do sieci elektrycznej w zakresie zgłoszonego
zapotrzebowania w sposób umożliwiający bezpieczne poruszanie się pieszych
i zmotoryzowanych po terenie jarmarku;
5) przyłączenie i odłączenie od sieci elektrycznej wystawców, którzy zadeklarowali zapotrzebowanie na prąd oraz wnieśli stosowane opłaty z tego tytułu;
6) zapewnienie obsługi elektrycznej jarmarku w okresie min. 1 dzień przed rozpoczęciem jarmarku, w czasie jego trwania i min. 1 dzień po zakończeniu jarmarku przez min. 2 osoby, posiadające ważne świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci na stanowisku dozoru w zakresie kontrolno-pomiarowym;
7) stałą opiekę elektryków z odpowiednimi uprawieniami w czasie trwania całej imprezy;
1.3. Zajęcie dróg w sposób szczególny:
1) opracowanie
dokumentacji oraz uzyskanie wszelkich wymaganych przepisami prawa zgód
i zezwoleń na zajęcia dróg w sposób szczególny;
2) fizyczna zmiana organizacji ruchu na czas trwania jarmarku zgodnie z zatwierdzoną dokumentacją;
1.4. Oprawa wizualna jarmarku świątecznego
1) przygotowanie szopki bożonarodzeniowej wyposażonej w sprzęt zapewniony przez
Zamawiającego tj. montaż ogólnego światła, powieszenie girland świetlnych, wyposażenie szopki w siano oraz przygotowanie i ustawienie manekinów jako postaci z szopki;
2) przygotowanie dekoracji świątecznej dwóch wejść do Ratusza Staromiejskiego przy ul. Stary Rynek 25, spójnej ze świąteczną oprawą wizualną jarmarku: tj. montaż girlandy świetlnej nad wejściami do Ratusza Staromiejskiego, montaż ozdobnych bannerów na dwóch kolumnach przy wejściach do Ratusza Staromiejskiego oraz ozdobienie naklejkami śnieżynek witryny wejścia do Ratusza Staromiejskiego;
3) montaż i demontaż tronu Świętego Mikołaja na zewnątrz budynku tj. przy wejściu do Ratusza Staromiejskiego, elementy dekoracji zapewnione przez Zamawiającego ( w razie konieczności naprawa tronu);
4) ozdobienie latarni ulicznych znajdujących się wzdłuż ul. Stary Rynek choinkami zapewnionymi przez Zamawiającego;
5) przygotowanie dekoracji świątecznej na scenie rozstawionej na ul. Stary Rynek tj. osadzenie drzewek w zapewnionych przez Zamawiającego ocynkowanych wiaderkach oraz ozdobienie ich światełkami; montaż girlandy do frontu sceny; wszystkie elementy ozdobne zapewnione przez Zamawiającego;
6) montaż i demontaż bramy wejściowej na jarmark świąteczny na ul. Stary Rynek.
7) dostarczenie na 3 dni przed rozpoczęciem jarmarku 300-350 sztuk gadżetów (czapka zimowa) spójnych z charakterem wydarzenia, wcześniej zaakceptowanych przez Zamawiającego. Gadżety powinny zawierać znakowanie 1-kolor, nadruk bezpośredni lub wszywka w zależności od faktury zaproponowanych gadżetów.
2. Szczegółowe wymagania Zamawiającego określone są w projekcie umowy stanowiącej ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.
III. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA
data rozpoczęcia – od dnia podpisania umowy
data zakończenia – 12.12.2023 r.
Miejsce realizacji zamówienia: Teren Starego Miasta w Elblągu
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW
Warunkiem udziału w postępowaniu jest:
1. Wykonanie w sposób należyty w okresie ostatnich
6 lat liczonych wstecz od dnia, w którym
upływa termin składania ofert, a jeżeli
okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym
okresie, min. 3 usług, których zakres obejmował
zorganizowanie i przeprowadzenie jarmarku
o następujących parametrach:
a) czas trwania min. 2 dni;
b) udział min. 55 wystawców każdego dnia;
c) realizacja min. 3 spośród wymienionych działań:
- rejestracja i pobór opłat od wystawców,
- rozmieszczenie
wystawców na terenie jarmarku z uwzględnieniem interesów stałych
najemców mających swoje siedziby na
terenie jarmarku,
- zabezpieczenie imprezy w energię elektryczną wraz z obsługą elektryków z uprawnieniami,
- sporządzenie dokumentacji i zabezpieczenie dróg w sposób szczególny.
Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU USŁUG, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 3 do Zapytania ofertowego. Do wykazanych usług należy załączyć dowody określające czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - inne odpowiednie dokumenty.
Przedmiot wykazanych usług należy podać z taką szczegółowością, która umożliwi Zamawiającemu sprawdzenie spełniania warunku.
2. Dysponowanie osobami skierowanymi przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, tj.:
a) min. 3 osobami do obsługi biura jarmarku posiadającymi doświadczenie w obsłudze min. 3 jarmarków;
b) min. 3 osobami do obsługi technicznej jarmarku posiadającymi doświadczenie w obsłudze min. 3 jarmarków;
c) min. 2 osobami posiadającymi ważne świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci na stanowisku dozoru w zakresie kontrolno-pomiarowym (D).
Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU OSÓB, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 4 do Zapytania ofertowego.
Zamawiający oceniać będzie wyłącznie oferty Wykonawców, którzy spełniają przedmiotowe warunki udziału w postępowaniu.
V. Opis sposobu obliczenia ceny
1. Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.
2. Cena netto oferty musi odpowiadać wartości podanej w wierszu „cena bez VAT” w ZAŁĄCZNIKU NR 1 FORMULARZ OFERTY.
3. W ZAŁĄCZNIKU NR 1 FORMULARZ OFERTY należy podać cenę (brutto) wykonania zamówienia, cenę bez VAT wykonania zamówienia oraz stawkę i kwotę VAT.
4. Cena oferty nie podlega waloryzacji.
VI. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty najkorzystniejszej wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert
1. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryterium oceny ofert określonego w ZAPYTANIU OFERTOWYM.
2. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym kryterium o następującym znaczeniu:
(1) cena (brutto) - 100 %
3. Sposób oceny ofert:
Liczba punktów przyznawana w przyjętym kryterium oceny ofert:
XC x 100%
gdzie:
XC - liczba punktów przyznana w kryterium cena (brutto)
Sposób obliczenia XC:
Wykonawca
zamówienia, który zaproponuje najniższą cenę otrzyma 100 pkt, natomiast
pozostali
Wykonawcy odpowiednio mniej punktów wg
wzoru:
XC = cena (brutto) najniższa x 100 pkt / cena (brutto) badanej oferty
VII. termin składania ofert
1. Oferty należy składać do dnia 7 listopada 2023 r. do godziny 09:30.
2. Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.
3. Składana oferta musi zawierać:
a) wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO - FORMULARZ OFERTY,
b) wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYKAZ USŁUG,
c) wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 4 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYKAZ OSÓB.
VIII. Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami
Justyna Grabowska – Departament Zamówień Publicznych, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 404, telefon 55 239-31-78, e-mail: dzp@umelblag.pl
Zamawiający informuje, że korespondencja z Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.
IX. PROJEKT umowy lub istotne postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy albo ogólne warunki umowy określające warunki realizacji zamówienia, które po dokonaniu wyboru Wykonawcy nie podlegają zmianom
Zamawiający przekazuje projekt Umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.
X. Informacje dodatkowe
1. Zamawiający wymaga, aby złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.
3. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji dotyczących treści złożonych ofert.
5. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.
6. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
7. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
XI. Załączniki
1. ZAŁĄCZNIK NR 1 – FORMULARZ OFERTY,
2. ZAŁĄCZNIK NR 2 – PROJEKT UMOWY,
3. ZAŁĄCZNIK NR 3 – WYKAZ USŁUG,
4. ZAŁĄCZNIK NR 4 – WYKAZ OSÓB.
2023-11-08 09:35 | Justyna Grabowska |
W
wyniku
postępowania
o
udzielenie
zamówienia,
którego
wartość
jest
mniejsza
niż
kwota
130
000
złotych
Zamawiający
zawiadamia,
że
w
postępowaniu
DZP.271.81.2023.JG
Zorganizowanie
i
przeprowadzenie
jarmarku
świątecznego
podczas
imprezy
plenerowej
o
charakterze
kulturalno
-
promocyjnym
pn.
„Świąteczne
Spotkania
Elblążan
2023”
wybrano
najkorzystniejszą
ofertę
na
podstawie
kryterium
oceny
ofert
określonych
w
zapytaniu
ofertowym,
tj.
cena
(brutto)
-
100%.
Wybrano ofertę firmy Grupa Merlin Andrzej Duszyński ul. Portowa 2 , 82-300 Elbląg, cena (brutto) oferty: 77 121,00 zł. |
Komunikaty