ZAPYTANIE OFERTOWE

z dnia 23.06.2023

Nr sprawy PIR-FZ.042.1.2023.LSz

Zamawiający: Powiat Gdański z siedzibą w Pruszczu Gdańskim przy ul. Wojska Polskiego 16 reprezentowany przez Zarząd Powiatu Gdańskiego

Zaprasza do złożenia oferty na:

usługę w zakresie przeprowadzenia wykładów i warsztatów w ramach realizowanego projektu pn. „Wsparcie to podstawa – rozwój usług społecznych w powiecie gdańskim” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020.

Oś priorytetowa 06. Integracja, Działanie 06.02. Usługi Społeczne, Poddziałanie 06.02.01. Rozwój usług społecznych – mechanizm ZIT, Umowa o dofinansowanie nr RPPM.06.02.01-22-0001/20

1.       Nazwa zamawiającego

Powiat Gdański

ul. Wojska Polskiego 16,

83-000 Pruszcz Gdański,

NIP 593-21-36-700

REGON: 191674842

2.        Termin składania ofert

23.06.2023  – 03.07.2023r.r. do godziny 15.00    

3.       Miejsce składania ofert

Na stronie www.platformazakupowa.pl

4.       Osoba do kontaktu

Luiza Szwajcowska

tel. (58) 773 12 48

e-mail: l.szwajcowska@powiat-gdanski.pl

5.       Opis przedmiotu zamówienia

 Przedmiot zamówienia o charakterze szkoleniowym, warsztatowym – zajęcia grupowe:

Część 1 – Szkoła dla rodziców.

Część 2 – Warsztaty dla dzieci i młodzieży: „Nie jest łatwo” (szkoła podstawowa 7-11 lat) oraz „Dorosłość co to znaczy?” (szkoła ponadpodstawowa 12-21 lat).

Część 3 –Warsztaty i wykłady dla rodziców nt. „Rodzice nastolatków – jak rozmawiać ze zbuntowanym nastolatkiem.

Część 4 – Warsztaty dla dzieci i młodzieży uwikłanej w sieć internetową.

Wykonawca ma obowiązek zapoznać się ze Szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

5.1 Godzina zegarowa oznacza jednostkę czasu równą 60 minut.

5.2 Wszystkie materiały szkoleniowe, karty czasu pracy przeprowadzających warsztaty, listy poświadczające obecność UP na warsztatach, dzienniki zajęć, pozostała dokumentacja rozliczeniowa każdej z części przedmiotu zamówienia zostanie oznakowana przez Wykonawcę zgodnie z aktualnymi zasadami promocji i oznakowania projektów dla umów podpisanych od 1 stycznia 2018 dostępnymi na stronie internetowej: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/promocja/zasady-promocji-i-oznakowania-projektow-1/zasady-promocji-i-oznakowania-projektow-wersja-aktualna-od-1-stycznia-2018-roku/

5.3 Dokumentacja każdej z części przedmiotu zamówienia musi być prowadzona rzetelnie i na bieżąco. Dokumentacja przekazywana będzie Zamawiającemu przez Wykonawcę w sposób i w terminach wskazanych w Istotnych postanowieniach umowy oraz w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie w każdym czasie w okresie realizacji danego zadania prawo do wglądu w dokumentację zadania oraz prawo do żądania kserokopii dowolnej części dokumentacji danego zadania.

5.4 Zajęcia grupowe (o charakterze warsztatowym) będą realizowane w Sali Szkoleniowej Placówki Wsparcia Dziennego w Rusocinie przy ul. Macieja Rataja 10, w salach, pomieszczeniach, gabinetach wskazanych przez Zamawiającego w dniach i godzinach uzgodnionych z Zamawiającym w zależności od potrzeb zrekrutowanej przez Zamawiającego grupy w godzinach popołudniowych/przedpołudniowych/systemie weekendowym.

5.5 W wypadku gdy na jakimkolwiek dokumencie wymagane jest poświadczenie osoby nieletniej części przedmiotu zamówienia osoba ta dokonuje poświadczenia (o ile posiada taka zdolność) oraz dodatkowo za osobę tę poświadczenia dokonuje osoba prowadząca zajęcia.

5.6 Wykonawca zapewnia trenerów z kompetencjami do prowadzenia zajęć właściwych dla danej tematyki zajęć.

5.7 Wykonawca wystawia uczestnikom szkolenia zaświadczenia o ukończeniu warsztatów zawierających informację o jego temacie oraz wymiarze godzin (dla osób posiadających min. 80% obecności).

5.8 Wykonawca oznakuje pomieszczenia, w których będą odbywały się zajęcia zgodnie z aktualnymi wytycznymi w zakresie informacji i promocji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014 – 2020. Projekt „Wsparcie to podstawa – rozwój usług społecznych w powiecie gdańskim” współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020.

5.9 Wykonawca zapewnia materiały dydaktyczne i materiały biurowe (co najmniej teczka /segregator szkoleniowy notatnik / papier do notowania / długopis).

5.10 Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do sporządzenia/przedstawienia list obecności, list potwierdzających odbiór materiałów szkoleniowych oraz zaświadczeń.

5.11 Wykonawca w terminie 7 dni od zakończenia realizacji usługi przygotuje i przedłoży Zamawiającemu dokumentację realizacji usługi obejmującą raport z realizacji usługi, listy obecności, listy potwierdzające odbiór materiałów szkoleniowych, kserokopie zaświadczeń, listy potwierdzające odbiór zaświadczeń. 

5.12 W terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy Wykonawca opracuje i przedstawi Zamawiającemu do zatwierdzenia harmonogram realizacji części przedmiotu zamówienia na III kwartał 2023r. uwzględniający zasady i terminy realizacji usług zawartych w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający w terminie 3 dni od jego otrzymania zatwierdzi harmonogram lub przedstawi do niego uwagi wyznaczając Wykonawcy dodatkowy termin poprawy harmonogramu nie krótszy niż 3 dni.

5.13 Zamawiający dopuszcza możliwość korekt i zmian w harmonogramie w drodze pisemnych uzgodnień stron.

6.Kategoria ogłoszenia

Usługi

7.Kody CPV

80000000-4 Usługi edukacyjne i szkoleniowe

80310000-0 Usługi edukacji młodzieży

8.Miejsce realizacji zamówienia

Poradnia Rodzinna i Placówka Wsparcia Dziennego w Rusocinie przy ul. Rataja 10 (IIIP.)

9.Harmonogram realizacji zamówienia

I.  23.06.2023 r. – 03.07.2023 r.        - składanie ofert

II. 10.07.2023 r.                                 - podpisanie umowy (planowany termin)

III 11.07.2023 r. – 15.09.2023 r.       - realizacja umowy

10.Załączniki

Treść zapytania ofertowego

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy zawierający niezbędne oświadczenia,

Załącznik nr 2 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 3 – Wzór umowy

Załącznik nr 4 – Klauzula informacyjna

11.Warunki, jakie musi spełniać oferent

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

1.       posiadają  uprawnienia do wykonywania działalności i czynności objętych przedmiotem zamówienia lub dysponują/będą dysponować osobą/osobami które zrealizują przedmiot zamówienia, posiadających wykształcenie lub specjalizację w kierunku: pedagogika i/lub psychologia bądź pokrewne (minimalne doświadczenie w danym zawodzie nie może być krótsze niż 2 lata).

2.        Udokumentowane doświadczenie w przeprowadzeniu lub współprowadzeniu min. 2 warsztatów/zajęć o tożsamej tematyce dla rodziców/dzieci i młodzieży w okresie ostatnich 5 lat;

3.       nie figurują w Rejestrze Sprawców na Tle Seksualnym z dostępem ograniczonym, zgodnie z art. 21 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym– warunek ten dotyczy każdej osoby oddelegowanej przez Wykonawcę do bezpośredniej realizacji warsztatów;

4.        brak powiązania osobowego lub kapitałowego z Zamawiającym;

5.       wykonawca potwierdza spełnienie wszystkich powyższych warunków, składając oświadczenie zawarte w załączniku nr 1 – Formularz ofertowy, do niniejszego zapytania ofertowego.

6.       warunkiem udziału w postępowaniu jest złożenie podpisanej oferty, zgodnie ze wzorem, udostępnionym przez Zamawiającego (załącznik nr 1).

7.     wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, zobowiązuje się do przedłożenia imiennego wykazu osób bezpośrednio realizujących warsztaty, najpóźniej w dniu podpisania umowy.

8.       w trakcie realizacji zamówienia, w uzasadnionych przypadkach, możliwe będzie zastąpienie osoby wskazanej przez Wykonawcę, inną, spełniającą warunki określone w niniejszym postępowaniu. Zmiany wymagają pisemnej zgody Zamawiającego i nie wymagają aneksu do umowy.

12.Warunki zmiany umowy

1.       Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków umowy podpisanej z Wykonawcą zamówienia w wyniku przeprowadzonego postępowania, jeżeli  zmiana uzasadniona będzie sytuacją, której Zamawiający, działając z należytą starannością,
nie mógł przewidzieć.

2.       Zmiany mogą dotyczyć w szczególności terminów realizacji zamówienia, terminów płatności,
oraz innych nieprzewidzianych  przez Zamawiającego przyczyn.

13.Opis sposobu przygotowania oferty i termin składania ofert

1) Wykonawca składa jedną ofertę, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Załącznik zawiera w sobie wszelkie niezbędne w postępowaniu oświadczenia.

2) Ofertę należy złożyć w terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym.

      14.Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

1)      Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: najniższa cena oraz posiadanie certyfikatu jakości usług szkoleniowych. Zamawiający uzna za najkorzystniejszą tę ofertę, która uzyska najwyższą liczbę punktów (P) spośród złożonych ofert i będzie spełniać warunki opisane w przedmiocie zamówienia. Ostateczna liczba punktów stanowić będzie sumę punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach: P = P_C + P_J, gdzie „C” – to cena wynikająca z oferty, a „J” – certyfikat jakości. Obliczenia dokonywane będą z dokładnością do 2 miejsc po przecinku.

Waga poszczególnych kryteriów: dla „C” – 85 %, dla „J” – 15 %

2)      Sposób obliczenia punktów:

Dla kryterium C - liczba punktów dla kryterium C obliczona zostanie przez podzielenie ceny najtańszej złożonej oferty (C_najtańsze) przez cenę oferty badanej (C_{oferty badanej}) oraz przez przemnożenie tak otrzymanej liczby przez wagę kryterium, która wynosi 85.

Przeliczenie wg wzoru: P_C (liczba punktów) = C_najtańsze/C_{oferty badanej} * 85

Dla kryterium J – liczba punktów dla kryterium J obliczone zostanie przez podzielenie ilości punktów uzyskanych za ilość posiadanych certyfikatów jakości przez maksymalną ilość punktów dla przedmiotowego kryterium oraz przez przemnożenie otrzymanej liczby przez wagę kryterium, która wynosi 15.

Oferty zostaną ocenione ług certyfikatów jakości usług posiadanych przez Oferentów:

- co najmniej 1 certyfikat jakości usług – 5 pkt

- co najmniej 2 certyfikaty jakości usług – 10 pkt

- co najmniej 3 certyfikaty jakości usług i więcej – 15 pkt

Przeliczenie wg wzoru: P_J (liczba punktów) = J_of/J_max * 15

Maksymalna liczba punktów do uzyskania w kryterium C to 85 (P_C), a dla kryterium J to 15 (P_J). Cenę za przedmiot zamówienia Wykonawca przedstawi w formularzu oferty (załącznik nr 1) do niniejszego zapytania. Wszystkie ceny jednostkowe i wartości należy podawać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Oferta zostanie oceniona pod względem merytorycznym pod warunkiem spełniania wszystkich wymagań formalnych zawartych w niniejszym zapytaniu ofertowym.

 3). Z Wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana, Zamawiający podpisze umowę na warunkach  określonych we wzorze umowy, stanowiącym  Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

4)Jeżeli dwie lub więcej ofert uzyskają taką samą punktację, wówczas Zamawiający wezwie tych Wykonawców do złożenia w wyznaczonym terminie dodatkowych ofert cenowych. Oferty dodatkowe nie mogą zawierać ceny wyższej od ceny złożonej w ofercie pierwotnej. Pozostałe warunki nie mogą ulec zmianie. Zamawiający dokonuje następnie wyboru tej oferty, która przedstawia niższą cenę.

  5) Cena ofertowa podana przez Wykonawcę obowiązuje przez cały okres ważności umowy i nie podlega waloryzacji oraz musi uwzględniać wszystkie wymagania Zamawiającego określone w zapytaniu  ofertowym oraz wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia.

15.Wykluczenia

Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby, które powiązane są z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegających w szczególności na:

       1)uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

       2)posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji,

       3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

 4)pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli,

5)pozostawaniu z wykonawcą w stosunku prawnym lub faktycznym mogącym budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności stron tego stosunku.

W/w oświadczenia zawarte są w załączniku nr 1 stanowiącego Formularz ofertowy. Oferenci, którzy nie podpiszą ww. Formularza ofertowego zostaną odrzuceni.

16.Warunki unieważnienia postępowania

Powiat Gdański w Pruszczu Gdańskim zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych przez Zamawiającego okoliczności, o których Oferenci zostaną powiadomieni mailowo lub telefonicznie.

17.Dodatkowe informacje

1)  W ramach zamówienia nie ma możliwości składania ofert wariantowych.

2)  Oferent przed upływem terminu złożenia oferty może wycofać swoją ofertę składając pisemne oświadczenie. Oferta wycofana nie będzie rozpatrywana.

3)  W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od oferenta wyjaśnień dotyczących złożonej oferty.

4)  Nie dopuszcza się uzupełniania ofert.

5)  W przypadku, gdy Zamawiający uzna, iż wycena oferty zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, Zamawiający zwróci się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie w wyznaczonym terminie. Cenę uznaje się za rażąco niską, jeżeli jest niższa o co najmniej 30% od szacowanej wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

6)  Oferty złożone po terminie składania ofert, określonym w zapytaniu ofertowym, nie będą rozpatrywane.

       7) Cena wskazana przez Wykonawcę powinna zawierać wszystkie koszty związane z jej wykonaniem.

       8) Cenę ofertową należy przedstawić jako cenę netto, podatek VAT oraz brutto.

       9) Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego.

      10) Jeden Wykonawca może złożyć tylko 1 ofertę.

      11) Oferta powinna być podpisana przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy, albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną i powinna zawierać ponumerowane strony.

      12)Wykonawca może zmienić ofertę przed upływem terminu składania ofert.

      13) Ofertę należy sporządzić w języku polskim na wzorze formularza załączonego do zapytania  ofertowego.

      14) Oferta złożona po terminie nie podlega weryfikacji przez Zamawiającego i zostaje odrzucona z  powodu uchybienia formalnego.

     15)Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

     16) Ewentualne poprawki powinny być dokonane w sposób czytelny.

     17) Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.

     18)Wykonawca związany jest ofertą przez okres 30 dni od terminu złożenia oferty.

     19) Wszelkie rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą dokonywane będą w polskich złotych.

     20) Zapłata za zrealizowaną usługę nastąpi na podstawie sporządzonego przez Wykonawcę faktury, maksymalnie w terminie 15 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu poprawnie sporządzonego faktury, z takim zastrzeżeniem, że wystawienie faktury nastąpi po podpisaniu protokołu odbioru, dokumentującego zakończenie realizacji przedmiotu danego zamówienia, bez zastrzeżeń.

    21) W przypadku podpisania umowy z Wykonawcą, Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania wszelkich wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków, jakie zostaną wskazane w umowie zawartej pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym.

Szanowni Państwo,

informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.

Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.

Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku: - niewystarczających środków na realizację zamówienia, - zmianę zapotrzebowania Zamawiającego.

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel. (58) 773 12 48

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.